Home Office: sua empresa está preparada para trabalhar remotamente?
Em tempos de covid-19, o isolamento social demonstrou ser a melhor forma de conter o novo coronavírus e reduzir a disseminação da doença. Nesse sentido, adotar amplamente o modelo de home office foi a solução que muitas empresas encontraram para lidar com a crise, manter os negócios e minimizar perdas financeiras.
Muitas das empresas já adotaram esse modelo de trabalho, por conta da pandemia. Este também é seu caso? Então o post de hoje é para você! Vamos conversar sobre:
Não tenho a pretensão de esgotar o assunto, mas de compartilhar algumas dicas e conhecimentos que podem ser úteis neste momento tão delicado que estamos vivendo (e até depois dele).
O que é home office?
Home office, em tradução livre, significa escritório em casa. Na prática, trata-se do ato de trabalhar fora do ambiente da empresa.
Esse modelo é seguido principalmente por autônomos e freelancers, mas cada vez mais as empresas têm estabelecido políticas de home office e permitido que os colaboradores cumpram seu trabalho laboral dentro de casa, durante alguns dias da semana.
Como vimos, este período atual de quarentena passou a tornar o home office praticamente obrigatório, afinal, todas as empresas que prestam serviços não essenciais foram orientadas a encerrar atividades presenciais. Vamos entender melhor como as organizações têm passado por isso e os principais pontos em torno da covid-19?
Home office durante a quarentena
Gigantes da tecnologia, como Google, Microsoft e Netflix, já estão trabalhando remotamente, assim como indústrias e empresas de outros ramos, que tiveram de adaptar suas atividades presenciais para o ambiente virtual. Viagens foram canceladas e eventos adiados. O motivo? A rápida propagação da covid-19.
Embora seja uma medida bastante impactante – em diversos âmbitos: político, social e econômico –, o isolamento social é fundamental para conter a velocidade de disseminação do vírus e evitar o colapso do sistema de saúde.
A situação é grave, porém, não adianta nada entrar em pânico. O melhor agora é respirar, não perder a cabeça e manter a rotina na medida do possível, inclusive a de trabalho.
Para colaboradores que não estão acostumados a trabalhar em home office, a adaptação pode ser um pouco mais lenta e difícil no início. Por isso, fiz uma lista com os principais benefícios desse modelo de trabalho, para você ver que vale a pena.
Benefícios do home office
1. Otimização do tempo
Quantas horas por dia você gasta para ir e voltar do trabalho? Quando calculado na ponta da caneta, o tempo despendido com esse tipo de deslocamento pode representar uma fatia considerável da sua rotina. Além do trânsito, quem utiliza transporte público ainda precisa levar em consideração a disponibilidade de horários das linhas de ônibus. Com home office, essa etapa do seu dia a dia é eliminada, pois você já acorda no seu local de trabalho!
2. Redução de custos
O home office possibilita que tanto o colaborador quanto a empresa economizem dinheiro. O colaborador não precisará mais arcar com gasolina ou passagem de ônibus/metrô. Já a empresa diminuirá os gastos com água, energia, aluguel, auxílio-transporte, entre outros. Além disso, o trabalho home office pode contribuir no recrutamento e seleção e na retenção de talentos, pois é considerado um dos benefícios corporativos.
3. Aumento da qualidade de vida
Sabe aquele tempo perdido com deslocamento? Você poderá começar a utilizá-lo em atividades mais prazerosas e agregadoras, como passar mais tempo com seu filho ou animal de estimação, preparar refeições saudáveis, aprender um novo idioma, ler um livro, ir à academia (depois que a pandemia passar) ou simplesmente descansar mais. A qualidade de vida aumenta muito!
4. Melhora na produtividade
Se você se organizar direitinho, vai perceber que trabalhar de casa é muito mais produtivo. Você será avaliado pelos seus resultados e não pelas horas que você passa sentado no escritório. Além disso, muitas vezes seus próprios colegas de trabalho acabam sendo uma fonte de distração. Nesse sentido, o home office ajuda a focar naquilo que realmente importa.
Como adotar o home office na sua empresa: 10 dicas práticas
1. Defina as ferramentas que serão utilizadas
Que fique bem claro: sem as ferramentas certas, o trabalho remoto pode ficar inviável. Por isso, a primeira coisa que a empresa precisa fazer é definir quais ferramentas serão utilizadas e em quais situações. Vou citar algumas mais comuns:
- WhatsApp/Skype: ideal para conversas rápidas entre a equipe.
- Microsoft Teams: muito utilizado para videoconferências e reuniões.
2. Não parta do princípio que as pessoas estarão sempre disponíveis
O trabalho em home office pode dar a falsa sensação de que todos estarão à disposição o tempo inteiro para participar de reuniões ou responder a dúvidas. No entanto, não podemos partir desse pressuposto, pois dessa forma o trabalho não vai render. É necessário deixar claro que as rotinas de trabalho devem ser mantidas e a etiqueta corporativa também.
3. Planeje reuniões com um tempo menor de duração
A comunicação no ambiente virtual acontece de forma um pouco diferente do que presencialmente. Pela falta da presença física humana, é natural que as pessoas se distraiam mais facilmente, afinal, olhar para uma tela é diferente de conversar com uma pessoa! Planejar reuniões com um tempo menor de duração evita o tédio e torna esses momentos mais produtivos e objetivos.
4. Peça para as pessoas deixarem a webcam ligada
Uma forma de driblar a distância e criar um ambiente de proximidade é solicitar aos colaboradores que deixem a webcam ligada. Não se trata de uma forma de vigiar se todos estão trabalhando, mas de simular realmente o ambiente de trabalho e reduzir um pouco a solidão do home office, sem atrapalhar a produtividade.
5. Alinhe expectativas de resultados e entregas
Combinar entregas diárias ou semanais com os colaboradores é fundamental para medir a performance através dos resultados, e não da quantidade de horas que as pessoas passam trabalhando. Outra recomendação útil é fazer breves reuniões no início e ao fim do dia, para marcar quando expediente começou e quando terminou e trazer mais clareza para as decisões e o que precisa ser feito.
6. Elabore uma estratégia de comunicação
A comunicação é um dos principais desafios quando se fala na gestão de equipes e de projetos em ambientes virtuais, pois ela flui de maneira diferente do que pessoalmente. Uma das formas de reduzir esse ruído é elaborar um plano com ações, ferramentas e orientações. O foco aqui é dar transparência sobre o modo de trabalho em home office e como deve ser a conduta das pessoas para melhorar a interação entre os participantes.
7. Faça videoconferências mais frequentemente
Priorize chamadas de vídeos para reuniões. É claro que quando fazemos home office é natural que uma boa parte da comunicação seja feita por via escrita. No entanto, se você estiver tratando de assuntos mais delicados ou de difícil compreensão, opte pelas videoconferências. O contato com a expressão física e corporal pode ajudar a evitar desentendimentos e a facilitar as conversas e a discussão sobre determinado tema.
8. Incentive as pessoas a seguirem sua rotina normalmente
Encoraje os colaboradores a interagir com os colegas informalmente, como, por exemplo, para contar como estão as coisas ou comentar a série que está assistindo. Além disso, oriente-os a seguir sua rotina normalmente. Isso inclui se arrumar para trabalhar, cumprir o horário de trabalho, fazer pausas durante o serviço, respeitar o horário de almoço etc. Parece algo bobo, mas essas medidas podem ajudar muito a manter o ritmo e a produtividade.
9. Evite o microgerenciamento
Muitos gestores têm medo de perder o controle dos recursos e atividades quando todos estão em home office. Em vez de pedir um relatório completo do que cada um fez no dia, experimente confiar mais nos seus colaboradores e utilizar indicadores de desempenho para controlar a operação. Garanto que será muito mais efetivo e gratificante!
10. Promova um ajuste na cultura
Empresas que não estão acostumadas a fazer trabalho home office podem demorar um pouco a pegar ritmo no início. Para que essa transição seja o mais suave possível, é interessante montar um plano de trabalho mínimo, manter sempre uma comunicação transparente com os colaboradores e pedir o feedback deles constantemente.