Em tempos de covid-19, o isolamento social demonstrou ser a melhor forma de conter o novo coronavírus e reduzir a disseminação da doença. Nesse sentido, adotar amplamente o modelo de home office foi a solução que muitas empresas encontraram para lidar com a crise, manter os negócios e minimizar perdas financeiras.

Muitas  das empresas já adotaram esse modelo de trabalho, por conta da pandemia. Este também é seu caso? Então o post de hoje é para você! Vamos conversar sobre:

Não tenho a pretensão de esgotar o assunto, mas de compartilhar algumas dicas e conhecimentos que podem ser úteis neste momento tão delicado que estamos vivendo (e até depois dele).

O que é home office?

Home office, em tradução livre, significa escritório em casa. Na prática, trata-se do ato de trabalhar fora do ambiente da empresa.

Esse modelo é seguido principalmente por autônomos e freelancers, mas cada vez mais as empresas têm estabelecido políticas de home office e permitido que os colaboradores cumpram seu trabalho laboral dentro de casa, durante alguns dias da semana.

Como vimos, este período atual de quarentena passou a tornar o home office praticamente obrigatório, afinal, todas as empresas que prestam serviços não essenciais foram orientadas a encerrar atividades presenciais. Vamos entender melhor como as organizações têm passado por isso e os principais pontos em torno da covid-19?

Home office durante a quarentena

Gigantes da tecnologia, como GoogleMicrosoft e Netflix, já estão trabalhando remotamente, assim como indústrias e empresas de outros ramos, que tiveram de adaptar suas atividades presenciais para o ambiente virtual. Viagens foram canceladas e eventos adiados. O motivo? A rápida propagação da covid-19.

Embora seja uma medida bastante impactante – em diversos âmbitos: políticosocial e econômico –, o isolamento social é fundamental para conter a velocidade de disseminação do vírus e evitar o colapso do sistema de saúde.

 A situação é grave, porém, não adianta nada entrar em pânico. O melhor agora é respirar, não perder a cabeça e manter a rotina na medida do possível, inclusive a de trabalho.

Para colaboradores que não estão acostumados a trabalhar em home office, a adaptação pode ser um pouco mais lenta e difícil no início. Por isso, fiz uma lista com os principais benefícios desse modelo de trabalho, para você ver que vale a pena.

 Benefícios do home office

1. Otimização do tempo

Quantas horas por dia você gasta para ir e voltar do trabalho? Quando calculado na ponta da caneta, o tempo despendido com esse tipo de deslocamento pode representar uma fatia considerável da sua rotina. Além do trânsito, quem utiliza transporte público ainda precisa levar em consideração a disponibilidade de horários das linhas de ônibus. Com home office, essa etapa do seu dia a dia é eliminada, pois você já acorda no seu local de trabalho!

2. Redução de custos

O home office possibilita que tanto o colaborador quanto a empresa economizem dinheiro. O colaborador não precisará mais arcar com gasolina ou passagem de ônibus/metrô. Já a empresa diminuirá os gastos com águaenergiaaluguelauxílio-transporte, entre outros. Além disso, o trabalho home office pode contribuir no recrutamento e seleção e na retenção de talentos, pois é considerado um dos benefícios corporativos.

3. Aumento da qualidade de vida

Sabe aquele tempo perdido com deslocamento? Você poderá começar a utilizá-lo em atividades mais prazerosas e agregadoras, como passar mais tempo com seu filho ou animal de estimação, preparar refeições saudáveis, aprender um novo idioma, ler um livro, ir à academia (depois que a pandemia passar) ou simplesmente descansar mais. A qualidade de vida aumenta muito!

4. Melhora na produtividade

Se você se organizar direitinho, vai perceber que trabalhar de casa é muito mais produtivo. Você será avaliado pelos seus resultados e não pelas horas que você passa sentado no escritório. Além disso, muitas vezes seus próprios colegas de trabalho acabam sendo uma fonte de distração. Nesse sentido, o home office ajuda a focar naquilo que realmente importa.

Como adotar o home office na sua empresa: 10 dicas práticas

1. Defina as ferramentas que serão utilizadas

Que fique bem claro: sem as ferramentas certas, o trabalho remoto pode ficar inviável. Por isso, a primeira coisa que a empresa precisa fazer é definir quais ferramentas serão utilizadas e em quais situações. Vou citar algumas mais comuns:

  • WhatsApp/Skype: ideal para conversas rápidas entre a equipe.
  • Microsoft Teams: muito utilizado para videoconferências e reuniões.

2. Não parta do princípio que as pessoas estarão sempre disponíveis

O trabalho em home office pode dar a falsa sensação de que todos estarão à disposição o tempo inteiro para participar de reuniões ou responder a dúvidas. No entanto, não podemos partir desse pressuposto, pois dessa forma o trabalho não vai render. É necessário deixar claro que as rotinas de trabalho devem ser mantidas e a etiqueta corporativa também.

3. Planeje reuniões com um tempo menor de duração

comunicação no ambiente virtual acontece de forma um pouco diferente do que presencialmente. Pela falta da presença física humana, é natural que as pessoas se distraiam mais facilmente, afinal, olhar para uma tela é diferente de conversar com uma pessoa! Planejar reuniões com um tempo menor de duração evita o tédio e torna esses momentos mais produtivos e objetivos.

4. Peça para as pessoas deixarem a webcam ligada

Uma forma de driblar a distância e criar um ambiente de proximidade é solicitar aos colaboradores que deixem a webcam ligada. Não se trata de uma forma de vigiar se todos estão trabalhando, mas de simular realmente o ambiente de trabalho e reduzir um pouco a solidão do home office, sem atrapalhar a produtividade.

5. Alinhe expectativas de resultados e entregas

Combinar entregas diárias ou semanais com os colaboradores é fundamental para medir a performance através dos resultados, e não da quantidade de horas que as pessoas passam trabalhando. Outra recomendação útil é fazer breves reuniões no início e ao fim do dia, para marcar quando expediente começou e quando terminou e trazer mais clareza para as decisões e o que precisa ser feito.

6. Elabore uma estratégia de comunicação

comunicação é um dos principais desafios quando se fala na gestão de equipes e de projetos em ambientes virtuais, pois ela flui de maneira diferente do que pessoalmente. Uma das formas de reduzir esse ruído é elaborar um plano com ações, ferramentas e orientações. O foco aqui é dar transparência sobre o modo de trabalho em home office e como deve ser a conduta das pessoas para melhorar a interação entre os participantes.

7. Faça videoconferências mais frequentemente

Priorize chamadas de vídeos para reuniões. É claro que quando fazemos home office é natural que uma boa parte da comunicação seja feita por via escrita. No entanto, se você estiver tratando de assuntos mais delicados ou de difícil compreensão, opte pelas videoconferências. O contato com a expressão física e corporal pode ajudar a evitar desentendimentos e a facilitar as conversas e a discussão sobre determinado tema.

8. Incentive as pessoas a seguirem sua rotina normalmente

Encoraje os colaboradores a interagir com os colegas informalmente, como, por exemplo, para contar como estão as coisas ou comentar a série que está assistindo. Além disso, oriente-os a seguir sua rotina normalmente. Isso inclui se arrumar para trabalhar, cumprir o horário de trabalho, fazer pausas durante o serviço, respeitar o horário de almoço etc. Parece algo bobo, mas essas medidas podem ajudar muito a manter o ritmo e a produtividade.

9. Evite o microgerenciamento

Muitos gestores têm medo de perder o controle dos recursos e atividades quando todos estão em home office. Em vez de pedir um relatório completo do que cada um fez no dia, experimente confiar mais nos seus colaboradores e utilizar indicadores de desempenho para controlar a operação. Garanto que será muito mais efetivo e gratificante!

10. Promova um ajuste na cultura

Empresas que não estão acostumadas a fazer trabalho home office podem demorar um pouco a pegar ritmo no início. Para que essa transição seja o mais suave possível, é interessante montar um plano de trabalho mínimo, manter sempre uma comunicação transparente com os colaboradores e pedir o feedback deles constantemente.