WINTOUCH DOCS

WINTOUCH DOCS é uma aplicação que lhe permite armazenar, de forma digital, os mais variados documentos da empresa. A aquisição dos documentos pode ser efectuada usando os vários meios existentes hoje em dia (scanners, máquinas fotográficas, webcam’s, etc…)

Na actividade quotidiana de uma empresa, é normalmente gerada uma grande quantidade de documentos. Num contexto de gestão comercial por exemplo, podem-se enumerar vários, tais como: pedidos de orçamentos, encomendas, facturas, cheques, recibos, etc.

Noutros contextos a realidade é semelhante. Cada tipo documento tem um ciclo de vida próprio que vai desde a sua emissão até ao arquivo morto e posterior destruição. Durante o ciclo de vida são vários os manuseamentos a que os documentos são sujeitos. Serão consultados várias vezes, devendo estar organizado armazenado de forma acessível. Poderão passar por vários níveis de confidencialidade, sendo para isso necessário montar um esquema de controlo de acesso aos arquivos. Com apenas dois exemplos, torna-se já evidente os elevados custos da gestão documental. O WINTOUCH Docs propicia a diminuição dos custos. Trata-se de uma consequência directa das suas vantagens, das quais se destacam: diminuição do espaço de armazenamento, diminuição dos tempo necessário para se encontrar os documentos, o controlo de acesso simplificado e eficiente.

O WINTOUCH Docs é uma aplicação completamente autónoma com um vasto conjunto de funcionalidades. No entanto, está intimamente relacionada com as outras aplicações WINTOUCH com as quais combina funcionalidades, aumentando significativamente as potencialidades de ambas as aplicações.

Características gerais

  • Criação de documentos a partir de imagens digitalizadas num scanner.
  • Criação de documentos a partir de qualquer ficheiro do sistema operativo.
  • Criação de documentos a partir do conteúdo colocado no clipboard.
  • Criação de documentos através de drag and drop.
  • Criação de documentos através da digitalização em série.
  • Arquivo de documentos numa hierarquia de pastas completamente configurável.
  • Agrupamento de documentos em dossiers mantendo uma referência para documentos relacionados.
  • Controlo de acesso ao nível das pastas baseado em utilizadores e perfis.
  • Controlo de acesso ao nível do documento baseado em utilizadores e perfis.
  • Controlo da herança das permissões do controlo de acesso, nas pastas e documentos, facilitando a criação de políticas de acesso.
  • Classificação de documentos através de propriedades fixas e atributos configuráveis.
  • Procura de documentos baseada nas propriedades ou atributos.
  • Suporte para anotações nos documentos de imagem.
  • Visualização do conteúdo dos documentos com formato suportado pelo sistema operativo.
  • Edição do conteúdo de documentos com formatos suportados pelo sistema operativo.
  • Envio rápido de e-mail a partir da aplicação.
  • Suporte para armazenamento de conteúdos em bases de dados relacionais ou no sistema operativo.
  • Viabiliza a utilização de bases de dados com tamanho limitado através da distribuição do conteúdo dos documentos por várias bases de dados.
  • Integração total com os restantes módulos do ERP