No dia a dia de uma empresa, é comum a geração de uma grande quantidade de documentos. No contexto da gestão comercial, por exemplo, podemos listar diversos documentos, como pedidos de orçamento, encomendas, faturas, cheques, recibos, entre outros.
Em outros contextos, a situação é semelhante. Cada tipo de documento possui um ciclo de vida específico, que vai desde a sua emissão até o arquivo morto e eventual destruição. Durante esse ciclo, os documentos são manuseados várias vezes, sendo frequentemente consultados, o que exige um armazenamento organizado e de fácil acesso. Além disso, muitos documentos passam por diferentes níveis de confidencialidade, demandando um esquema eficiente de controle de acesso aos arquivos. Esses exemplos já demonstram os altos custos envolvidos na gestão documental. O WINTOUCH Docs contribui para a redução desses custos, graças às suas vantagens, como a redução do espaço de armazenamento, a diminuição do tempo necessário para localizar documentos e um controle de acesso simplificado e eficiente.
O WINTOUCH Docs é uma aplicação totalmente autônoma com um vasto conjunto de funcionalidades. No entanto, está estreitamente integrado com as outras aplicações WINTOUCH com as quais combina funcionalidades, aumentando significativamente as potencialidades de ambas as aplicações.
Características gerais
Integração total com os restantes módulos do ERP
Criação de documentos a partir de imagens digitalizadas num scanner.
Criação de documentos a partir de qualquer ficheiro do sistema operativo.
Criação de documentos a partir do conteúdo colocado no clipboard.
Criação de documentos através de drag and drop.
Criação de documentos através da digitalização em série.
Arquivo de documentos numa hierarquia de pastas completamente configurável.
Agrupamento de documentos em dossiers mantendo uma referência para documentos relacionados.
Controlo de acesso ao nível das pastas baseado em utilizadores e perfis.
Controlo de acesso ao nível do documento baseado em utilizadores e perfis.
Controlo da herança das permissões do controlo de acesso, nas pastas e documentos, facilitando a criação de políticas de acesso.
Classificação de documentos através de propriedades fixas e atributos configuráveis.
Procura de documentos baseada nas propriedades ou atributos.
Suporte para anotações nos documentos de imagem.
Visualização do conteúdo dos documentos com formato suportado pelo sistema operativo.
Edição do conteúdo de documentos com formatos suportados pelo sistema operativo.
Envio rápido de e-mail a partir da aplicação.
Suporte para armazenamento de conteúdos em bases de dados relacionais ou no sistema operativo.
Viabiliza a utilização de bases de dados com tamanho limitado através da distribuição do conteúdo dos documentos por várias bases de dados.